首页  会议酒店  团建基地  会议用车  会议旅游  会议服务  会议礼品  会议案例  关于我们 

更多案例 我要留言我要预订

  ·成功始于卓越,十年铸造品质, 您会议旅行的好帮手 ! 2018-09-07

我要留言 我要预订
更多>>桂林景点推荐
更多>>大量成功案例
更多>>桂林精华游

当前位置:桂林会议公司,桂林会展公司 » 新闻中心 » 会议指南 » 会议策划-会议筹划的细节 会议指南

会议策划-会议筹划的细节

[已有2802人关注过] [发布日期: 2013-06-06

   一般在找到适当的会议承办商后,并不意味着作为会议执行方的您就没有什麽可做的了,要想会议能够顺利进行,还需要主办方深入把握很多细节工作:

   1、 在会议开始之前,全局性的总体策划还得由您来做,做出会议进程“时间进度表”。

    2、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。

  3、 如果会议形式比较郑重,除电话联系外,需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。

  4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。

  5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告之会议承办方,请他们协助制定。

  6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。

  7、 会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,您还得负责收取会务费。

  8、 报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协商解决,避免酒店和您不必要的麻烦。

  9、 正式会议开始之前,检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。

  10、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

  11、 作好会议期间的协调工作。

  12、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%,其余费用会议结束时一并解清。

  13、 会议结束后,根据实际情况做出此次会议的总结报告,备档。 



为会议旅游提供专业服务

关于我们 | 联系方式 | 案例展示 | 营业执照 | 服务内容 | 会议旅游 | 会议礼品 | 管理登陆

COPYRIGHT © 20012-2015 WWW.ZYMEETING.COM ALL RIGHT RESERVED 桂ICP备13007208号-1