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会议场地布置形式详解和注意事项

[已有2031人关注过] [发布日期: 2013-06-06

       商务会议场地布置有很高的要求,在商务会议场地布置中我们要注意以下事项:

 

 一、根据会议类型和客户的要求,合理布置会场,如:

 

1、研讨会议:研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。会场除一般性的主会场外,通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外,其他座位应当体现平等精神,发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

2、培训会议:培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点:场地、培训设施及培训师。

3、社团会议:社团会议通常为纯会议,往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。

4、公益性/技术性论坛:此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点,所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外,如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求,那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。

5、订货交流会议:此类会议实际上兼有展览性质,因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心,带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会,可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制、布置。

二、会议现场布置摆台方式

1、课桌式:适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等,这种形式便于听众作记录

2、围桌式:适用于中式宴会,如答谢会、招待会、茶话会等等

3、剧院式:适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等等

4、鱼骨式:

三、会议现场舞美设计

一个成功的活动,离不开充分体现主题的舞台设计.....

四、收费标准:

    下面我们就来一 一 介绍 一下:

一、剧院式:

此种摆台形式是在有限场地内使容纳人数达到最多的摆台形式,像电影院一样参会者每人一把座椅。中间留有较宽的过道。

特点:在留有过道的情况下,最大程度地摆放座椅,最大限度地将空间利用起来,在有限的空间里可以最大限度容纳人数;最经济型会议摆台形式。但参会者没有地方放资料,也没有桌子可用来记笔记。每排最好不超过7人,第一排距讲台要至少1800MM,中央过道1050MM以上,最常见的礼堂式排列是在座位中间设立通道,但是许多有经验的会议策划者却避免在座位中间设立通道,避免让演讲者面对一个没有座位的空通道。

适用:大型会议和短时的、不用记笔记的讲座;有些会议带分组讨论或按角色分组,在之前的全体会议适用剧院式,因为椅子方便移动。

二、教室式(课堂式):

在会场面向舞台或讲台的方向,将桌椅按排端正摆放或成“V”型摆放,像教室一样摆放成排的桌椅,中间留有过道。

特点:此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性;较剧院式会议摆台形式参会者可以有放置资料及记笔记的桌子,还可以最大限度容纳人数。桌子有宽460MM、760MM(有大量文字工作时),主席台用宽760MM的;长1200MM、1500MM、1800MM,每排最好不超过6~7人,第一排桌边距讲台要至少1050MM,中央过道1050MM以上,常用460 X 1820的桌子坐3人。最常见的课桌式排列是在座位中间设立通道,但是许多有经验的会议策划者却避免在座位中间设立通道,避免让演讲者面对一个没有座位的空通道。

适用:大、中型会议最常使用的形式;需要记笔记的讲座。

三、方形中空式(回型摆法)

将会议室里的桌子摆成方形中空,前后不留缺口,椅子摆在桌子外围。成回字型

特点:将会议室里的桌子摆成方形中空,前后不留缺口,椅子摆在桌子外围,通常桌子都会围上围裙,中间通常会放置较矮的绿色植物,投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。

适用:学术研讨会一类型的会议,前方设置主持人的位置,可分别在各个位置上摆放上麦克风,以方便不同位置的参会者发言;40人以下的小型会议(主要是25人以下),方便面对面的交流、笔记,不要或不突出主席台;桌子有宽460 MM(用于单侧坐人)

四、“U”型:

将桌子连接着摆放成长方形(中空),在长方形的一端不摆放桌(开口),椅子摆在桌子外围,成U字型。

特点:将桌子连接着摆放成长方形,在长方形的前方开口,椅子摆在桌子外围,通常开口处会摆放放置投影仪的桌子,中间通常会放置绿色植物以做装饰;不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围;多摆设几个麦克风以便自由发言;椅子套上椅套会显示出较高的档次。桌子有460 MM宽(用于单侧坐人)、760MM宽(用于两侧坐人或大量文字工作的单侧);有的在外侧增设座位;桌边距墙至少1350MM,最好1500MM。

适用:40人以下的小型会议,方便面对面的交流、笔记,领导坐在短边,投影机放在开口中央。

五、圆桌式

桌子使用中式圆桌,围绕圆桌摆放座椅,常用于宴会的摆台。桌与桌之间留有过道。

特点:用于宴会摆台时除了主桌之外,其它圆桌没有摆台方向的区分,一般用1800MM的10人桌。

适用:用餐以及年会场合。

六、鱼骨型

将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开,在桌子的周围摆放座椅,组与组之间留出走路的间隔,使整体样式显现出一种鱼骨的形状。

特点:背对舞台方向不放置座椅,有1200MM(6人)、1500MM(8人)、1800MM(10人)的桌子;少坐人可更舒适

适用:研讨和小组讨论结合的会议内容,增加小组间交流的同时还可以聆听会议主持的发言;分组讨论;

七、董事会

圆形或椭圆形大会议桌,周围摆放座椅。按照主次落座。

特点:一般10~20人,两排1000MM宽的桌子并排,两侧对面坐人,更常见的是永久性布局;每坐宽至少600MM,最好750MM,桌边距墙至少1500MM,桌宽(拼桌)2 X 750 = 1500MM;

适用:适合人数较少。档次较高的会议要求,正式会客、接待重要来访、委员会会议等,便于营造专业和严肃的企业形象。距离较近,容易产生近距离的交流感。

八、酒会

一般只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子(以摆放吧桌居多),不摆设椅子,以交流为主的一种会议摆桌形式。

特点:自由的活动空间可以让参会者自由交流,构筑轻松自由的氛围。经常与其它摆台形式结合使用;配少量的高圆桌(直径380~760 MM)、沙发椅等,客人主要站立交谈,有侍者穿梭递送酒水和小食品,或放于小的布菲台上,可能设现场的服务吧台。

适用:较为轻松的会议或是正式宴会的前奏。

以上仅为几种常见的摆台类型,在实际的会议或活动中是根据实际需要进行布置。不管采用哪一种形式,会场摆台形式目的都是为会议服务的,方便进出或增强沟通,在布置前一定要与会议策划者详细探讨。

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