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2019年会策划手册:用产品思维搞定年会

[已有263人关注过] [发布日期: 2018-12-12

  

     年底将至,年会近了。年会是每个HR、行政人年底的“boss关卡”,建立筹备组、


做策划、找场地,找节目……每次都要在焦头烂额中加班加点一个月。


   如何高效搞定年会?我们今天用产品思维帮你梳理年会策划中的关键脉络。今天的文章脉络如下方思维导图:



 




1 / 需求调研:了解老板员工



 01  了解用户

 

年会作为我们的产品,最大的价值就是满足客户需求。年会用户涉及老板、员工甚至更多利益方。为了了解各方需求,可以采用以下方法:

 

  • 和老板开两次碰头会。年会最重要的用户是老板,老板希望通过年会实现什么效果,达到什么目的,是筹备重点。所以要抓紧机会和老板多沟通,听懂他的需求。

  • 参考现有的员工画像(员工画像则可以请负责雇主品牌建设、企业内宣或Marketing的同事来协同)

  • 活用企业内宣媒体(比如在企业内宣公众号上做个年会的专题推送,看看小伙伴们有啥想法和建议)

  • 成立筹委小组(详情见下文)

 


 02  成立筹委小组


整个年会项目的策划执行团队,主要有3个作用:① 高效沟通方便跨部门工作的开展;②管理老板与同事的预期;③高效率完成需求调研。

 

筹委会的人员构成一定是有老板和各部门的同事在里面,如此一来,信息可以及时同步给公司上下,跨部门的支持工作开展起来也更顺利(尤其是要各部门出节目这种事儿)。

 

需求调研也可以直接委托筹委会的人员对各自部门的需求(例如市场部、业务部)做简单总结,老板的需求和期许也可以顺势在项目会上同步。

 


 03   确定目标和调性、预算筹划


在了解过需求、项目组成立后,常规情况大家只要坐下来开一两次会,就可以拍板出年会的主要目的、调性,进而合作发散出年会的主题和形式。

 

同时我们要向老板了解预算情况,可以根据预算来反推我们在实际执行中的侧重点和关键动作。当然,不要被预算束缚了双脚,脑洞开到无限大,争取每一分钱都花在刀刃上。

 

项目组还要制定一个年会筹备时间表,拆分年会筹备的各项任务并布置完成时间点,保证整个筹备工作有条不紊。

 

 


2 / 产品定位:主题和选址

 

用户需求掌握了,在真正进入产品设计之前,你需要先为你的产品扣一顶帽子——通过主题和场地选择,赋予其特定意义。

 


 01  力透纸背的slogan

 

一个优秀的Slogan往往具有出色的营销意识,要结合背景传递核心信息,有时还要有感情共鸣。年会的开场视频、节目内容,都可以和该主题进行关联。

 

好的年会主题,要应时应景。


处于成长期的公司,业务在高速发展,年会的目的大多是加油鼓劲儿,营造主人翁意识,引导大家与公司一起拼搏再创佳绩。此时的年会主题就会比较励志了,集中表现奋斗、拼搏 等主题。

 

而到了成熟期,年会目的更侧重增强团队凝聚力,因此主题就相应的侧重打人文牌,走温暖路线。

 

具体操作slogan时,你可以把过去一年发生最大的事件作为思考着力点:比如公司刚刚完成融资,成为行业里领头羊,就应该写“奔出峡谷”;一家刚刚完成并购的企业,希望团队进一步默契融合。公司最后选择“the power of one”(和的力量)作为主题。

 

年会举办地也是一个创作slogan的思路,比如公司年会定在山上时,就是“再攀高峰”这样的攀登主题,年会在海边、邮轮上举行时,主题就类似“乘风破浪”。

 

 

 02  年会场地

 

场地是活动策划落地的开端,因为他决定了年会的形式。


现在的企业往往十分重视文化,于是在年会选址上首要考虑的,是这个地点的某些特质是否能与公司文化相吻合。比如邮轮年会,这种在无边大海上开年会的形式象征了远征的意义。

 

但选址不能仅凭理想主义的意义契合而全然不考虑现实的经济因素。除了类型外,还要考虑:年会环节、容量,设施,档次,花费,交通,配套(如餐饮住宿),备案等因素。

 

  • 一般来说,大型公司只需要找到一个能够满足开会、用餐、住宿的场地就好,场地预订时间往往要提前数月。


  • 小型公司,由于人数较少,预算和安排非常灵活,可以追求更多创意、体验和互动——比如酒吧、咖啡厅、轰趴、滑雪、烧烤、海边、旅行,在预算充足的前提下,任你发挥。



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