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如何从0开始筹备一个活动【干货】

[已有358人关注过] [发布日期: 2018-12-19

  

     办活动看起来像个异常艰巨的任务。若没有事先规划与考虑,的确是很难。为避免此问题发生,我们将指导你如何通过提前数个月做准备,以便你能在活动当天保持冷静。


部分1:提前数月策划

 1明确定义活动的目的。怀着明确的目的能帮助你把活动导向正确的方向。你是否规划此活动来教育社区?说服潜在捐赠者提供资金?为某个特别人物或群体庆祝?尽量缩小范围。无论你做什么(教育、劝说、庆祝等),你为什么要办这个活动呢?


  • 想一想宗旨声明与成功框架。当你明确知道自己要做什么,事情将会变得更容易!


2设定目标。你真正想要达到的目标是什么?不是你想要多少人前来,也不是该活动是否真的热门,而是你想要此活动产生什么结果?5人成为组织新的一员?筹到1000块钱?改变人们的想法?使人们感到兴奋?


  • 思考你想要从活动中达成的三件事,专注使它们成真。也许你可分为财务目标、社会目标及个人目标。这完全由你决定!



3聚集志愿者。拥有不同技能的好队员是必要的。无论是制定计划和预算,还是制作邀请函和海报、迎宾及事后费力的清洁工作,他们可以在所有事情上助你一臂之力。换言之,他们可以帮你把事情做好。如果可以,请寻找你信任的志愿者!


  • 确保团队成员与主管跟上你的计划进度。合作使工作更容易进行。当你寻求他们的帮助时,尽量一开始就给予他们完整的信息,包括对他们的期望与所要求的参与度。

  • 如果你所在的处境难以寻找志愿者,你可雇佣一群人。这完全取决于你主办的活动类型。活动场地也许可以提供人手,或者你也可以透过第三方人力中介机构寻找帮手。


4准备预算。预算里应包括所有可能的开支、收益、赞助和临时花费。如果你没有预算,最后可能会抱着厚厚一叠发票,钱包空空如也,而你还不清楚到底发生了什么事。从一开始就务实一点,活动当天才不会措手不及。


  • 寻找维持低成本的方法。你是否可以让志愿者免费干活?考虑较便宜的场地(比如他人的屋子)?记住:顺利进行的简单小聚会远比失败的光鲜派对更让人印象深刻。



5决定时间与地点。这是活动中最重要的事。怎么样的时间与地点会让人们有“是的,我将出席那个活动!”的感觉?你必须定个所有人都有空的时间,以及位置方便的地点。当然也必须是你负担得起的地点!


  • 检查你所在社区的日程表,并把活动受众纳入考量。如果你的目标是全职妈妈,那么白天在社区附近举行活动就是最佳抉择(也许你可提供照看小孩的服务?)。如果你的活动对象是学生,可选择周日晚上在市区进行。如果可以,请选择他们本来就会去的地方。

  • 当然某些场地需要预订。尽快联络你打算使用的场地。他们可能比你还要忙!



6考虑物流。各个方面的物流。怎样安排停车?残障通道呢?你可以对空间大小做什么?你将需要什么器具?你将需要哪些额外物品(比如演讲者的饮用水、奖章、手册,这些都将是一笔额外开销)?你真正需要多少人才能使活动顺利进行?


  • 重要的是让自己(与团队)坐下来一会儿,好好考虑活动各个方面。是否有可以预见及预防的困难?是否有需要安排住宿的特别来宾?是否需要做出一些例外安排?


7考虑推广与广告宣传。筹备工作如火如荼进行时,你也需准备海报草图。海报应包括暂定的日期、时间、地点、主要嘉宾、活动名称以及活动主题或结语。由于时间还早,你可以慢慢做这件事,但最好是现在就催促团队做一个初版海报,看看能如何整合。


  • 你也需想一想其它推广方式。群发电邮?普通邮件?微博、微信以及市面上诸多活动网站?活动前你需要怎样招来人潮?活动时又该如何留住人潮?



8组织自己的思绪。你现在很可能觉得自己像个就要被砍头的雪貂一样。深呼吸,然后打开Excel。为活动草拟一份时间表。准备几张电子表格组织思绪。虽然现在这些看似不必要的文书工作,但在两个月内你将会非常感谢过去的自己设想周到。


  • 为每项活动制定时间表(注明期限)。写下每个人的名字,以及何时何地需要他们的帮助。这样你可以组织自己,并顺利处理日后其他人提出的问题。


部分2:提前2周组织活动



1确保每件事情获得批准,且进展顺利。确定日期、地点、主要来宾、工作人员、活动名称及结语。是否有可能会出问题的地方?最后一分钟的人员调动是否可以顺利到场?此时所有的东西应已定案,并以永久性墨水记录下来。


2与团队会面。就预算、时间安排等事项获取团队成员与主管的批准。现在是弄清楚所有问题的好时机。每个人都知道了自己的责任?他们是否对任何及所有议题感到满意?


  • 再一次与团队成员和志愿者会面,集体讨论可能产生的问题。这也是拟定行动计划的完美时机。

  • 确保团队没有任何内部问题。与所有团队领导、成员及志愿者保持联系。


3把工作委派给不同的人,让有经验的人协调所有活动。如果是大型活动,那就让不同的人协调不同的活动,并由一人负责监督。团队领导应被团队成员所信任。


  • 当人们进入会场及活动开始时,最好安排一两个人花时间与参与者会面、打招呼并宣扬此活动。基本上他们是接待委员,负责提升士气,并让人们知道自己在此活动中受到很好的照顾。


4确保更新与活动相关的网站。你可能已在各大微博、博客上进行宣传,但还有许多其它网站可供你使用。QQ空间、人人网或各论坛是一般人会想起的三大例子。如果你还未听说过这些社交媒体,现在就上网浏览!


  • 当然如果你有自己的网站、博客、微博甚至是脸谱网,也别忘了在那里宣传。你可以发送提醒信息、设置照片并检测人们对活动邀请的回复。你越活跃,你的存在就越广为人知。


5募集赞助和代表们的其它金钱来源。在即将到来的数周,你将面对许多开支,而且你也不想要完全自掏腰包!至少筹一些钱来支付首付金,比如场地、设备、承办餐饮的业者?甚至在活动还未进行前,你可能需要预先为一些人、地方或事物付款。


  • 确保你有一套系统来处理收据、确认书、发票和一般文书工作。你将需收好所有文件,以供稍后参考,所以一开始处理得越有条理越好。特别是在应付一些瞎扯废话的公司时,此步骤十分重要。


6宣传活动。准备小册子、发布广告、通知媒体、发送邮件、打电话、给社群发送信息,并拜访潜在参与者或赞助商。人们还能通过什么方式知道此活动?确保你发布的信息完整,只给人们留下几个问题,毕竟你需要引起他们对活动的好奇心!


  • 考虑目标受众。如果你尝试接触老年市民,那就不能花时间在网上发布照片或信息。你应走进老年市民常去的地方,利用他们也使用的工具。尽量确保内容可理解及正常。


7备齐活动所需物品。这些物品可能包括奖牌、游戏、纪念品、奖品或证书。外行人可能会忽略了许多小细节和小玩意儿,但你了解每一个角落,并知道要用什么填满它们。切勿忘了桌椅、音响设备、指示牌、桌布以及所有重要的大事!


  • 是否还有哪些事情需要你坐下思考?不要停止思考,直到你找出自己忘记的5件事,小至钢笔、急救药箱、电池、冰块及延长线之类的所有事情。你必须确保无论发生什么事,你都已做好万全准备。


8安排每一件事。安排拍照与录影。安排来宾的交通。为清洁人员安排食物。列表可以一直继续书写下去,但这样的话你将永远无法办好活动!


  • 安排食物和茶点。这也是为残障人士等安排特殊照顾的时候。查看是否有参与者是素食者或有其它特定的饮食需要。

  • 安排桌椅、背景板、麦克风、扬声器、电脑、液晶投影仪及领奖台,总之不错过任何需要在会场设置的设备。 



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